Cách Trộn Văn Bản Từ Excel Sang Word 2007, 2010, 2013, 2016 Các Bước
Trộn thư (Mail Merge) là công cụ vô cùng hiệu quả trong tin học văn phòng. Nó hỗ trợ con người tạo ra thư, thiệp, email, tựa thư số lượng lớn nhanh chóng bằng cách trộn dữ liệu từ Excel sang Word. Cụ thể, làm thế nào để tạo thư tự động qua phương pháp này? Tin học MOS sẽ hướng dẫn bạn ngay dưới đây. Bạn đang xem: Cách trộn văn bản từ excel sang word 2007
Bạn đang xem: Cách trộn văn bản từ excel sang word 2007
Chuẩn bị file trước khi trộn dữ liệu từ Excel sang Word
Để có thể tiến hành trộn dữ liệu, bạn cần phải có 2 loại tài liệu bao gồm: văn bản Word chứa mã từng phần, bảng tính Excel chứa đầy đủ thông tin cần thiết.
Mẫu file word dạng thư được tạo
Lưu ý rằng các cột trong Excel phải trùng khớp với các mã phần thiết lập trong Word. Nếu tệp Excel có chứa dữ liệu dạng thời gian, giá trị tiền tệ hoặc mã số bưu điện bắt đầu hay kết thúc bằng số 0, hãy chắc chắn rằng mình đã chọn đúng định dạng số, ngày, đơn vị để tránh sự cồng kềnh cho thư được tạo cuối cùng.
Bảng tính excel chứa đầy đủ thông tin khớp với word
Chọn đúng định dạng dữ liệu trước khi trộn
Trộn dữ liệu từ Excel sang Word để tạo thư tự động
Có khá nhiều cách để trộn dữ liệu từ Excel sang Word. Tuy nhiên, sau khi tổng hợp lại, cách làm nhanh chóng và đơn giản nhất được thực hiện như sau:
Bước 1: Mở lá thư, email, bì thư đã soạn sẵn trong Word. Vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge rồi chọn kiểu trộn thư: Mail (thư), email, tem thư, bì thư,…
Ví dụ của chúng tôi chọn bì thư – Envelopes…
Bước 2: Cũng trong thẻ Mailings, chọn Select Recipients và chọn Use an Existing List…
Bước 3: 1 hộp thoại mới hiện ra, bạn tìm và chọn đường dẫn đến tệp Excel chứa thông tin đã tạo và nhấn Open
Bước 4: Tại hộp thoại Select Table click chọn Ok
Bước 5: Mở Edit Recipients List để mở hộp thoại thứ 3, loại bỏ bớt người nhận và nhấn Ok, danh sách người nhận cùng thông tin đã được xác nhận.
Bước 6: Tùy từng loại văn bản trộn khác nhau sẽ có thêm phần thông tin khác nhau. Bạn có thể tự chọn kiểu địa chỉ hoặc dòng chào hỏi ở Address Block và Greeting Line. Nếu không, chọn Insert Merge Field. Chú ý đặt con trỏ chuột tại đúng vị trí của các thông tin.
Bước 7: Click vào Preview Results để xem trước khi hoàn thiện. Khi đã hài lòng, chọn Finish & Merge để in hoặc gửi mail chung.
Trường hợp bạn muốn chỉnh sửa thêm thì chọn Edit Individual Documents để thay đổi từng phần lá thư.
Thực hiện xong 7 bước này, việc tạo thư tự động bằng cách trộn dữ liệu từ Excel sang Word đã hoàn thành. Bạn sẽ có được những bức thư chuyên nghiệp nhanh chóng mà không tốn nhiều công sức.
Bạn vẫn còn thắc mắc về chức năng này và muốn tìm hiểu thêm nhiều kỹ năng tin học văn phòng Word, Excel thú vị. Hãy liên hệ với đội ngũ của Trung tâm để được giải đáp kỹ lưỡng.
Thông tin liên hệ
Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện kinh tế và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương
Trang chủ » Trộn Thư Trong Word 2007 Lấy Dữ Liệu Từ Excel » Cách Trộn Văn Bản Từ Excel Sang Word 2007 Và Word 2010, Cách …
Bạn đang phải làm thông báo để gửi tới một danh sách lớn nhân sự trong công ty và bạn đang loay hoay không biết làm thế nào thay thế cho cách làm thủ công rất mất thời gian, rất nhàm chán. Bạn mong muốn có một giải pháp để thực hiện công việc này một cách nhanh nhất, tối ưu nhất và tiết kiệm thời gian nhất. Nhưng nếu không đọc bài viết này, bạn sẽ vẫn phải làm bằng phương pháp thủ công thôi. Để thực hiện một thông báo hoặc một văn bản có nội dung mang tính chất cố định và được gửi cho nhiều người, thì bạn cần sử dụng chức năng trộn thư hay còn gọi là trộn văn bản trong ứng dụng microsoft word mà bạn hay sử dụng hàng ngày.
Đang xem: Cách trộn văn bản từ excel sang word 2007
Bài viết này sẽ từng bước hướng dẫn bạn cách thức trộn nội dung văn bản có tính chất cố định tới từng nhân sự có dữ liệu được tổ chức trong file excel một cách nhanh nhất để giúp bạn giải quyết bài toán không phải thực hiện một cách thủ công như được trình bày ở trên.
Xem thêm: Tránh thai tự nhiên bằng cách tính vòng kinh để tránh thai an toàn
Trộn thư (Mail Merge) là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…
Bài toán điển hình được đưa ra ở đây là tạo các thông báo trả lương chậm tới từng nhân viên trong công ty.
Như vậy để thực hiện trộn văn bản (trộn thư) nhằm mục đích tạo ra thông báo cho toàn bộ nhân viên trong thời gian nhanh nhất, ta sẽ tiến hành làm tuần tự theo từng bước sau:
1. Bước 1: Chuẩn bị file danh sách nhân sự và file nội dung thông báo
Như vậy để giải quyết bài toán này bằng phương pháp trộn thư (trộn văn bản), ta phải tạo một file word chứa cấu trúc và nội dung của thông báo trả chậm lương, file còn lại chứa danh sách của toàn bộ nhân sự trong công ty mà bạn cần tạo ra và gửi cho họ được lưu trữ dưới dạng file excel (xls hoặc xlsx). Bạn có thể theo dõi mẫu hai file này theo hình dưới đây:
Hình 1: Mẫu file Excel chứa danh sách nhân viên trong công ty
Hình 2: Mẫu file Word chứa nội dung thông báo cần gửi cho nhân viên
2. Bước 2: Sử dụng chức năng Mail Merger của word để bắt đầu trộn văn bản
Để thực hiện bước này, bạn cần đảm bảo file excel chứa danh sách nhân viên trong công ty đã được đóng, khi đó bạn mở file word chứa nội dung thông báo ra và kích chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn thực hiện tuần tự theo các ô hình chữ nhật mầu đó được mô tả như hình minh họa dưới đây.
Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản
3. Bước 3: Chọn file Excel chứa dữ liệu danh sách nhân viên để làm cơ sở trộn văn bản
Ở bước này bạn chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn thực hiện tương tự theo thứ tự như hình minh họa bên dưới.
Hình 4: Chọn File Excel chứa danh sách nhân viên
Tiếp theo bạn chọn thư mục chứa file Excel danh sách nhân viên công ty bạn, trong trường hợp này Uy để ngoài màn hình nên sẽ chọn Desktop (6) => Chọn File Excel chứa danh sách nhân viên (7) => Chọn Open. Thực hiện như hình dưới.
Hình 5: Chọn File Excel chứa danh sách nhân viên (tiếp)
Tiếp theo một cửa sổ mới hiện ra, bạn chọn sheet chứa danh sách nhân viên trong công ty bạn, ở đây file Excel Uy tổ chức sheet 1 chứa danh sách nhân viên, nên ở cửa sổ này Uy chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 ở hình dưới.
Hình 6: Chọn File Excel chứa danh sách nhân viên (tiếp)
4. Bước 4: Chọn các dòng cần lấy dữ liệu để chèn vào file word nội dung thông báo
Ở bước này, Bạn chọn Edit Recipient List => Bỏ chọn các dòng đầu, chỉ chọn các dòng chứa dữ liệu cần đưa vào File Word mà thôi.
Trong cửa sổ mới mở ra, Bạn kích chọn vào các ô ứng với thứ tự 11, 12 để hủy chọn vì 2 dòng này chứa tiêu đề của bảng hoặc dữ liệu ngoài bảng mà không phải là dữ liệu cần lấy để đưa vào thông báo. Dữ liệu lấy bắt đầu từ số thứ tự 1, bạn xem tương tự như hình bên dưới.
Hình 7: Chọn các dòng cần lấy dữ liệu để chèn vào file word nội dung thông báo
Bạn chú ý các tên cột được hiển thị ứng với các số thứ tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này tương ứng với các cột trong bảng dữ liệu bên dưới ở hình vẽ trên – các cột này được gọi là “Trường dữ liệu“, cụ thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên cột “Stt”, F2 là tên cột của “Họ và tên”, F3 là tên cột của “Ngày tháng năm sinh”…Bạn ghi nhớ để ở bước tiếp theo chúng ta sẽ chèn dữ liệu vào file word từ tên các trường dữ liệu này.
Sau khi thực hiện xong, bạn chọn Ok để hoàn thành.
5. Bước 5: Chèn trường dữ liệu từ file Excel vào nội dung file word
Ở bước này, bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn trường dữ liệu tương ứng vào, trong bài toán này Uy thực hiện tuần tự như sau:
+ Đặt con trỏ vào trước từ “Số: ” (Số thông báo) => Kích chọn Insert Merge Field => Chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó chính là cột số thứ tự trong bảng danh sách nhân viên đã được chú ý ở trên).
+ Làm tương tự cho việc chèn tên nhân viên vào trước từ “Kính gửi: Bạn ” => Kích chọn Insert Merge Field => Chọn F2 (đây chính là cột Họ và tên);
+ Làm tương tự cho việc chèn Lý do trả chậm lương vào trước từ “Nêu lý do chậm lương: ” => Kích chọn Insert Merge Field => Chọn F8 (đây chính là cột Ghi chú trong bảng dữ liệu);
Bạn thực hiện tương tự như hình dưới:
Hình 8: Chèn trường dữ liệu vào nội dung file word
6. Bước 6: Hiển thị kết quả và di chuyển giữa các nhân sự để có thông báo tương ứng
Để hiển thị kết quả trộn thư (trộn văn bản) bạn đã làm ở các bước trên, bạn kích chuột vào biểu tượng Preview Result (20), khi đó Thông báo sẽ hiển thị thông nội dung thông báo tới nhân sự đầu tiên trong danh sách. Để di chuyển giữa các nhân viên bạn kích chuột vào biểu tượng có số thứ tự 21, 22 như hình dưới.
Đến đây bạn hoàn toàn có thể in ấn và gửi cho nhân viên trong công ty bạn rồi!
Bạn hãy tải file thực hành về tại đây: File thực hành trộn văn bản – Mật khẩu giải nén: habila.net
Bạn hãy theo dõi thường xuyên các bài viết trên habila.net để tiếp cận bài viết hướng dẫn bạn cách thức trộn văn bản và gửi tới cho nhân viên qua đường mail mà không cần phải in bản cứng và phát cho nhân viên.